Digitalizzazione a norma: una difesa in materia di accertamenti fiscali e non solo
L’argomento di oggi.
[da C.C. agente di viaggi in provincia di Roma].
Abbiamo ricevuto dall’Agenzia delle Entrate Riscossione una cartella esattoriale in cui ci si ingiunge di pagare un importo assai elevato (oltre 200.000 euro), più relative pesanti sanzioni, per Iva secondo loro non pagata nell’anno 2018. Ma quali sono i tempi di prescrizione per gli accertamenti fiscali? E come gestire un accertamento relativo a 5 anni fa, come reperire la documentazione e le informazioni se magari la persona che se ne occupava non lavora più con noi?
“Rubrica Fiscale” è il servizio gratuito del Centro Studi ©Advmanager per gli agenti di viaggi lettori del nostro media partner L’Agenzia di Viaggi Magazine e per i loro consulenti fiscali. Potete inviare i vostri quesiti cliccando qui oppure via email a [email protected]. L’agenzia e il consulente riceveranno una risposta privata e inoltre il quesito, se di interesse generale, sarà pubblicato in forma anonima su L’Agenzia di Viaggi Magazine.
La nostra interpretazione.
L’argomento proposto dall’agenzia laziale nella scorsa Rubrica Fiscale del 23 giugno 2023 ci ha portati a introdurre la materia della conservazione dei documenti che costituiscono “l’azienda”: in modo probatorio (cioè giuridicamente opponibile) e per il tempo sufficiente richiesto dalle leggi. Tali documenti sono ovviamente costituiti dai libri, registri e scritture contabili richiesti dalle norme civilistiche e fiscali, ma anche dalla corrispondenza commerciale come precisato dall’art. 2220 codice civile.
Significa che non basta esibire all’accertatore, come molti credono, i semplici registri Iva, ma occorre disporre di una contabilità che rappresenti analiticamente le operazioni commerciali da cui si sono originate le fatture attive e passive e possibilmente anche la corrispondenza che dimostri i contratti e i rapporti commerciali sopravvenuti. Il tutto incrociato, non va dimenticato, con gli incassi e i pagamenti con canali tracciati (banche e sistemi di pagamento elettronico).
L’obiettivo è più facile da raggiungere con una ordinata contabilità ordinaria in partita doppia, più complicato se si è fatto ricorso alla cosiddetta contabilità semplificata, che noi almeno per le agenzie di viaggi decisamente sconsigliamo. Va ricordato anzitutto che la contabilità semplificata è un’agevolazione unicamente di tipo fiscale e non di tipo civilistico, quindi in caso di difficoltà dell’impresa e di procedura concorsuale i rischi aumentano notevolmente. Inoltre, anche sul piano fiscale, è un regime che espone l’imprenditore ad accertamenti induttivi con scarsa possibilità di contraddittorio.
Ma quali problemi pone in pratica la conservazione e l’accessibilità di tutta la predetta documentazione aziendale per il tempo necessario? Rispondiamo con un esempio pratico. Anni addietro abbiamo liquidato un piccolo tour operator che aveva cessato l’attività. Il materiale cartaceo delle varie tipologie summenzionate, che era stato peraltro molto correttamente e ordinatamente conservato, occupava molti scaffali di una vasta cantina e per la sua conservazione decennale abbiamo dovuto affittare un’area apposita in un capannone, con però gli ulteriori problemi logistici e di sicurezza. Infatti va scartata un’altra idea errata: “brucio tutto” oppure “c’è stato un allagamento…”. Meglio di no: l’evento atmosferico non esime dagli obblighi civilistici e fiscali e quindi le conseguenze sarebbero le stesse che nel caso di omessa tenuta e conservazione dei documenti. Ma non era finita: in occasione della liquidazione l’Agenzia delle Entrate ha ritenuto di procedere ad una verifica fiscale, coinvolgendo tutti i sei anni addietro. Pertanto si è dovuto richiedere all’anziana contabile che nel frattempo era andata in pensione, di rendersi disponibile per la ricerca e l’interpretazione dei documenti necessari, con ulteriori costi.
E qui veniamo al concetto di digitalizzazione totale dell’impresa, che è la metodologia oggi resa disponibile dall’incrocio della tecnologia e della normativa per risolvere alla radice il problema in modo efficace ed economico, ma che è ancora poco compresa e ancor meno praticata dalle piccole imprese. Si tratta di una metodologia normativamente e tecnicamente complessa (chi fosse interessato ad approfondire può navigare il nostro partner Savino Solution), ma che le piattaforme informatiche più moderne possono rendere disponibili a condizioni vantaggiose e competitive. E qui ci scusiamo per il “Cicero pro domo sua” (“ecco dove voleva arrivare”, ci ha recentemente apostrofati un’agente di viaggi della provincia di Prato), ma è indubbio che la nuovissima piattaforma ©Advmanager Synthesis 2023 di nostra progettazione risponde perfettamente alle esigenze di digitalizzazione totale di un’agenzia di viaggi ed è al momento quasi un unicum sul mercato.
Per raggiungere la digitalizzazione totale di un’impresa occorre infatti integrare in un’unica piattaforma:
- un software gestionale moderno e completo;
- interfacciato con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate;
- che memorizzi in formato PDF/A tutti i documenti fiscali e commerciali relativi alla pratica turistica;
- automaticamente collegato ad una contabilità in partita doppia e ad un software specializzato per gli adempimenti e dichiarativi;
- a monte del gestionale occorre un sistema integrato di marketing automation (gestione delle comunicazioni elettroniche via email e sms e sito internet) interfacciato con il gestionale;
- il tutto conforme alle norme sulla Privacy/GDPR e sul marketing digitale;
- il tutto conservato elettronicamente a norma per 10 anni con certificazione AGID/CAD.
Tanta roba? Oppure abbastanza semplice se ci si avvale di una piattaforma moderna e completa.
In conclusione, la difesa dell’imprenditore è costituita da tre scudi che noi fortemente raccomandiamo: la contabilità ordinaria; i pagamenti tracciati; la digitalizzazione totale a norma.
La Newsletter del Centro Studi ©Advmanager, 07 luglio 2023, n. 99 (Rubrica Fiscale n. 27)
Francesco Scotti senior advisor L. n. 4/2013, coordinatore
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