Fatturazione elettronica:
le 10 cose da sapere

Parole da memorizzare, timing, adempimenti consigliati o sanzioni. Ha preso il via lo scorso 1° gennaio la nuova era della fatturazione elettronica che, nonostante i nodi da sciogliere con il Fisco, prende piede nella vita lavorativa di imprese e soggetti interessati manifestando, però, ancora varie incertezze. Da qui, un vademecum a cura di Fto, di quelle che sono le 10 cose da sapere sull’e-fattura.

1. CODICI DA MEMORIZZARE. Partiamo dal codice destinatario, alfanumerico e di 7 cifre, che rappresenta l’indirizzo telematico in cui il Sistema di Interscambio (SdI) recapita le fatture elettroniche. Lo possono ottenere solo soggetti accreditati (commercialisti, gestionali, etc), e in assenza di esso si utilizza la Pec. Il codice destinatario 0000000 (convenzionale) è idoneo a tutte quelle prestazioni di servizi rese nei confronti del consumatore finale; mentre XXXXXXX è adatto ai clienti esteri per cui si decide appunto di fatturare elettronicamente. Nel caso di utilizzo del codice convenzionale la fattura verrà messa a disposizione nell’area riservata Fatture e corrispettivi del cliente, e ai consumatori finali deve essere consegnata copia cartacea o pdf salvo espressa rinuncia.

Focus.
A) SdI: il Sistema di Interscambio è il postino telematico dell’Agenzia delle Entrate, che riceve e inoltra le fatture elettroniche ai soggetti destinatari abilitati, ovvero soggetti terzi a cui rivolgersi per demandare il processo fatturazione o avere lo strumento software per la successiva compilazione-trasmissione del documento;
B) Codice natura: bisogna indicare il tipo di operazione se l’Iva non viene esposta. Quindi, ad esempio, N5 Regime del margine/Iva non esposta in fattura nel caso di 74Ter per viaggi con destinazione in Ue e N3 Non imponibile per quelli extra Unione europea;
C) Scarto: se la fattura non supera i controlli dello SdI verrà recapitata una notifica di scarto entro 5 giorni dalla ricezione. Lo scarto comporta la mancata emissione;
D) Xml: è il metalinguaggio scelto per definire e controllare gli elementi contenuti nella e-fattura.

2. COSA CAMBIA. Dalla fatturazione cartacea si passa a quella elettronica e, quindi, cambiano le modalità di preparazione, spedizione e consegna. Non sono modificate, invece, le regole fiscali che disciplinano il trattamento delle operazioni come ad esempio 74ter, fatturazione differita, split payment, autofatture, fatture conto terzi.

3. TIMING E SANZIONI. L’obbligatorietà dell’e-fattura dal 1° gennaio è per i titolari di partita Iva residenti e stabiliti in Italia sia per operazioni B2B che B2C. Tutte le fatture spedite nel 2019 devono essere elettroniche. Per il primo semestre 2019 in caso di contribuenti trimestrali e fino al 30 settembre 2019 per quelli mensili; non si applicherà nessuna sanzione per le emissioni entro il temine di liquidazione dell’Iva periodica. In detto periodo la sanzione è ridotta del 20% se la fattura viene emessa entro il termine di liquidazione del periodo successivo. Dopo questo periodo transitorio la fattura dovrà essere sempre emessa e trasmessa allo SdI entro 10 giorni dall’operazione. Tale nuovo termine non sarà limitato alle fatture elettroniche.

4  FATTURAZIONE NON ELETTRONICA? Le fatture emesse in formato diverso da quello Xml e non consegnate tramite SdI saranno considerate non emesse sia per il fornitore che per il cliente. Possono non emettere fattura elettronica i contribuenti in regime fiscale di vantaggio, forfettario. Non c’è l’obbligo, poi, di emettere e-fatture verso soggetti esteri e non residenti identificati ai fini Iva in Italia.

5. DATA EMISSIONE E RICEZIONE. Se la data di emissione riportata sul file Xml non corrisponde a quella di effettuazione dell’operazione andranno indicate entrambe le date sulla fattura e per la liquidazione Iva guida quella di effettuazione dell’operazione. Per chi riceve la fattura il diritto alla detrazione Iva può essere esercitato sui documenti ricevuti e registrati entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, ad esclusione dell’anno precedente.

6. QUALE SOLUZIONE ADOTTARE. Non esiste una soluzione univoca ma va ritagliata sulla singola realtà in base al numero di fatture emesse e ricevute, organizzazione amministrativa. Il consiglio è di non valutare esclusivamente il costo per l’emissione della fattura, considerando invece l’intero processo amministrativo, inclusi i benefici che potrebbero derivare dalla contabilizzazione automatica delle fatture emesse e ricevute, il risparmio di tempo nell’emissione, spedizione e gestione delle anomalie e della archiviazione che diventa conservazione digitale.

7. GLI ADEMPIMENTI CONSIGLIATI. Innanzitutto va registrato il codice destinatario-pec sul portale dell’Agenzia delle Entrate per far sì che tutte le fatture passive siano consultabili nell’area personale. Successivamente, bisogna firmare l’accordo con l’Agenzia delle Entrate che verrà reso disponibile entro il 3 maggio, per conservare anche la natura, la qualità e la quantità dell’operazione descritta in fattura che altrimenti verranno cancellate per adeguarsi alle osservazioni del Garante privacy. E ancora, le fatture elettroniche dovranno essere conservate digitalmente, affidandole al soggetto terzo scelto o usufruendo del servizio dell’Agenzia delle Entrate; infine, la firma digitale resta obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione, mentre negli altri casi serve per garantire autenticità e integrità della fattura.

8. COSA FARE IN CASO DI SCARTO. Andrà inviata nuova fattura corretta entro 5 giorni dalla notifica di scarto con la data e il numero del documento originario. Trascorso questo periodo dovrà essere emesso un nuovo documento con nuova data e numero se nel frattempo sono stati emessi altre fatture.

9. IMPOSTA DI BOLLO. Come da decreto Mef 28/12/2018, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 7 gennaio 2019, dovrà essere pagata trimestralmente entro il giorno 20 del mese successivo. L’Agenzia delle Entrate renderà noto l’importo da pagare attraverso lo SdI.

10. CONSERVAZIONE FATTURE. Le e-fatture emesse e ricevute vanno conservate in formato digitale per i tempi normativamente previsti ai fini fiscali e civilistici (10 anni); si può affidare la conservazione a un soggetto terzo, come l’intermediario scelto per la fatturazione elettronica, o usufruire del servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate tramite convenzione rinnovabile ogni 3 anni.