Mice, ecco le linee guida per eventi, congressi e fiere

Il settore Mice, nonostante lo stop alle attività di congressi, fiere e grandi eventi sia stato prolungato fino al 14 luglio prossimo –  si dota delle linee guide per preparare la ripartenza. Linee guida che sono state pubblicate sul sito della Conferenza delle Regioni e delle province autonome le linee guida che verranno recepite in tutte le regioni.

Nel dettaglio le regole per gli eventi: il numero massimo dei partecipanti all’evento dovrà essere valutato dagli organizzatori, in base alla capienza degli spazi individuati. Per poter ridurre l’affollamento e assicurare il distanziamento interpersonale viene specificata l’esigenza di riorganizzare gli spazi per garantire l’accesso in modo ordinato, al fine di evitare assembramenti di persone.

E di assicurare il mantenimento di almeno 1 metro di separazione tra gli utenti. Ad eccezione delle persone che, in base alle disposizioni vigenti, non siano soggette al distanziamento interpersonale. Questo aspetto afferisce alla responsabilità individuale. Se possibile, organizzare percorsi separati per l’entrata e per l’uscita.

Inoltre viene menzionata la predisposizione di un’adeguata informazione sulle misure di prevenzione, comprensibile anche per i clienti di altra nazionalità. Sia mediante l’ausilio di apposita segnaletica e cartellonistica e/o sistemi audio video, sia ricorrendo a eventuale personale addetto. Quest’ultimo sarà incaricato di monitorare e promuovere il rispetto delle misure di prevenzione, facendo anche riferimento al senso di responsabilità del visitatore stesso.

Le linee-guida evidenziano l’utilizzo di tecnologie digitali al fine di automatizzare i processi organizzativi e partecipativi, quali il sistema di prenotazione, il pagamento dei biglietti d’ingresso, la compilazione di modulistica, la stampa di sistemi di riconoscimento, sistema di registrazione degli ingressi, effettuazione di test valutativi e di gradimento e consegna attestati di partecipazione. Ciò al fine di evitare prevedibili assembramenti.

Nel rispetto della privacy mantenere un registro delle presenze per una durata di 14 giorni. La postazione dedicata a segreteria e accoglienza, laddove non già dotata di barriere fisiche (schermi), dovrà essere eventualmente adeguata. In ultimo, è necessario consentire l’accesso solo agli utenti correttamente registrati. Per l’accesso agli eventi è consigliabile rilevare la temperatura corporea, impedendo l’accesso in caso di temperatura superiore a 37,5 gradi. Nei guardaroba, gli indumenti e oggetti personali devono essere riposti in appositi sacchetti porta abiti.

Nelle aree dei congressi, convegni ed eventi di massa è necessario rendere disponibili prodotti per l’igiene delle mani per gli utenti e per il personale. In più punti delle aree: biglietteria, sale, aule, servizi igienici. Nelle sale convegno, sarà necessario garantire l’occupazione dei posti a sedere in modo da favorire il distanziamento minimo di almeno 1 metro. Tale distanza può essere ridotta solo ricorrendo a barriere fisiche adeguate a prevenire il contagio via droplets (goccioline respiratorie).

Il tavolo dei relatori e il podio per le presentazioni dovranno essere riorganizzati. In modo da consentire una distanza di sicurezza che consenta a relatori/moderatori di intervenire senza l’uso della mascherina.

E ancora, i dispositivi e le attrezzature a disposizione di relatori, moderatori e uditori (microfoni, tastiere, mouse, puntatori laser) dovranno essere disinfettati prima dell’utilizzo iniziale. Verificando che siano disconnessi dal collegamento elettrico. Successivamente devono essere protetti da possibili contaminazioni da una pellicola per uso alimentare o clinico da sostituire possibilmente ad ogni utilizzatore.

Mentre tutti gli uditori e il personale addetto all’assistenza (dedicato all’accettazione, tecnici, tutor d’aula) dovranno indossare la mascherina a protezione delle vie respiratorie per tutta la durata delle attività. E procedere a una frequente igiene delle mani con soluzioni igienizzanti. Questo poiché avviene una condivisione prolungata del medesimo ambiente.

Nelle aree espositive sarà necessario riorganizzare gli spazi tra i singoli espositori in modo da favorire il rispetto del distanziamento interpersonale, valutando anche, se necessario, il contingentamento degli accessi ai singoli stand. Eventuali materiali informativi, promozionali e gadget potranno essere resi disponibili preferibilmente in espositori con modalità self service. Come prima, di modo che il visitatore acceda previa igienizzazione delle man. Oppure attraverso tool digitali e ovviamente dovrà essere garantita la regolare pulizia e disinfezione degli ambienti.