Viaggi d’affari, parola d’ordine semplificazione

Sicurezza, soddisfazione del viaggiatore e processi più semplici quando si parla di travel management. Un recente studio di Acte – Association of Corporate Travel Executives, effettuato in collaborazione con Hrs, dal titolo Simplifying Managed Travel, mette i puntini sulle “i” di quelli che sono i desiderata dei travel manager attraverso un’indagine che ha coinvolto oltre un centinaio di travel buyer aziendali soci dell’associazione in tutto il mondo. In cima alle priorità di chi, per lavoro, si occupa di gestire il business travel c’è dunque la duty of care dei viaggiatori (il 94% la considera fondamentale, mentre l’82% la ritiene un must assoluto), un’esigenza che viene poco prima della onnipresente riduzione dei costi (88%), della sicurezza dei dati (84%) e del miglioramento della soddisfazione del viaggiatore (75%).

E se tutte le problematiche relative alla sicurezza dei dati e dei passeggeri presentano notevoli difficoltà di attuazione – lo pensa un travel manager su quattro – un’altra priorità molto sentita, addirittura da più dei due terzi degli intervistati, riguarda la semplificazione delle procedure: per il 72% di loro infatti, l’esigenza di rendere più agili alcuni processi relativi al travel management potrebbe contribuire al successo di altre priorità strategiche.

Il motivo? L’abbondanza di nuove tecnologie e l’evoluzione delle esigenze e delle aspettative dei viaggiatori d’affari rende il lavoro dei travel manager ogni giorno più complesso, con programmi di viaggio sempre più difficili da organizzare. Ad esempio – si legge nella ricerca – il 47% ritiene che la semplificazione migliori anche la sicurezza del viaggio e il 39% pensa che essa riduca i costi complessivi dei viaggi stessi. «I travel manager, e in egual misura i viaggiatori, desiderano un sistema più semplice per i viaggi d’affari. Per molti di loro è diventato oltremodo oneroso orientarsi tra politiche, procedimenti e strumenti obsoleti, poiché le nuove tecnologie sono state introdotte senza la possibilità di eliminare quelle più vecchie», ha affermato Greeley Koch, executive director di Acte.

Attenzione, però: per avere successo la semplificazione ha bisogno di coinvolgere non solo i propri partner e fornitori, ma anche di tecnologie che aumentino l’automazione (ad esempio le note spese o il booking process) di alcuni processi, oltre che del supporto di altre divisioni aziendali. A partire dagli acquisti (per il 57% dei rispondenti), e proseguendo con i responsabili di Risk management, Sicurezza e Comunicazione (40%), con il settore IT (36%) e le Risorse Umane (28%). Ma non è tutto, perché a conti fatti i travel manager faticano a passare dalla teoria alla prassi. Nonostante riconoscano l’importanza della semplificazione, molti responsabili di travel management devono fare fronte alla presenza di ostacoli rappresentati dalle risorse limitate e dai diversi livelli di supporto da parte degli stakeholder interni ed esterni.

«I gap di attuazione per il duty of care e la sicurezza dei dati sono, ad esempio, molto più ampi rispetto ad altre priorità; più di un buyer su cinque che afferma di non tradurre in azione le preoccupazioni sull’incolumità del viaggiatore (23%) e sulla sicurezza dei dati (24%)», conclude la ricerca suggerendo, però, una via d’uscita al problema. «La semplificazione è un percorso fondamentale per i travel manager per raggiungere i loro obiettivi aziendali. Tuttavia, di fronte agli imprevisti i buyer devono comunicare di più con i fornitori, con gli altri reparti all’interno dell’organizzazione e con i viaggiatori stessi».